PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PROCEDENCIA

Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.

•ORDEN ORIGINAL

Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA

Finalidad del Archivo

Disponer de la Documentación organizada con miras a la recuperacion para su uso administrativo.

Importancia de los Archivos

Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.

Responsabilidad

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

SOPORTE DOCUMENTAL

Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.


Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

GESTION DOCUMENTAL

Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación

¿QUE ES UN ARCHIVO TOTAL?

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital

¿QUE ES UN ARCHIVO PUBLICO?

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Unificar criterios sobre:

-Métodos de organización de los fondos documentales

-Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria

-La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación documental

-El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.

-Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia.

-Definir las unidades y el sistema de almacenamiento.

-Creación y prestación de los servicios del Archivo.

-Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentación en custodia.

-Rediseño de Servicios de información.

Creación de nuevos servicios:

-Capacitación al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, organización y control de la documentación que a diario manejan.

-Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:

-La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.

-La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental.

-La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.

-Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:

-La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.

-La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental.

-La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.

-Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:

-La definición de la Información contenida en los nuevos formatos y su uso.

-La disposición final del documento.

-La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento.

-El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.